До відома та врахування у роботі суб’єктів державної реєстрації: Щодо накладення кваліфікованого електронного підпису

 

Міністерство юстиції України з метою формування єдиної практики застосування законодавства у сферах державної реєстрації речових прав на нерухоме майно і їх обтяжень та накладення кваліфікованого електронного підпису повідомляє таке.

Абзацом восьмим частини першої статті 20 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» передбачено, що у разі подання заяви уповноваженою на те особою державним реєстратором встановлюється обсяг повноважень такої особи на підставі документа, що підтверджує її повноваження діяти від імені іншої особи.
Для цілей проведення реєстраційних дій документом, що підтверджує повноваження діяти від імені іншої особи, є документ, що підтверджує повноваження законного представника особи, нотаріально посвідчена довіреність (крім проведення реєстраційних дій за заявою уповноваженої особи державного органу, органу місцевого самоврядування), довіреність, видана відповідно до законодавства іноземної держави, або відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про особу, яка уповноважена діяти від імені юридичної
особи.
Щодо однакової юридичної сили довіреності, створеної в електронній формі, підписаної шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису та роздрукованої із системи електронного документообігу разом із візуалізованим образом QR-коду, та оригіналу довіреності в паперовій формі з власноручним (живим) підписом уповноваженої особи
Відповідно до Цивільного кодексу України (далі - ЦК) довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (частина третя статті 244 ЦК).
Статтею 245 ЦК встановлено, що форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин.

Вимоги до письмової форми правочину встановлено положеннями статті 207 ЦК, якими, зокрема, передбачено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайнного, електронного або іншого технічного засобу звʼязку.
Таким чином, письмова форма документа охоплює документ як в електронній формі, так і в паперовій формі.
Згідно зі статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронним документом є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовʼязкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Статтею 7 зазначеного Закону встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обовʼязковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути предʼявлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Разом з тим відповідно до вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа (частини перша, третя статті 6 цього Закону). > Оксана Скрипник: Звертаємо увагу, що відповідно до частини шостої статті 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.
Разом з тим зазначаємо, що відповідно до підпункту 19 пункту 6 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року Nº 55 (далі - Типова інструкція), паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року Nº 55 (далі - Типова інструкція з діловодства).
Порядок засвідчення конії оригіналу документа визначено у пунктах
70 - 75 Типової інструкції з діловодства.
Так, зокрема, відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», а також скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП» (абзац другий пункту 68 Типової інструкції з діловодства).
Також зазначаємо, що дія Типової інструкції та Типової інструкції з діловодства поширюється, зокрема, на підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління центральних органів виконавчої влади.

 

> Оксана Скрипник: Міністерство юстиції України з метою формування єдиної практики застосування законодавства у сферах державної реєстрації речових прав на нерухоме майно і їх обтяжень та накладення кваліфікованого електронного підпису повідомляє таке.
Абзацом восьмим частини першої статті 20 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» передбачено, що у разі подання заяви уповноваженою на те особою державним реєстратором встановлюється обсяг повноважень такої особи на підставі документа, що підтверджує її повноваження діяти від імені іншої особи.
Для цілей проведення реєстраційних дій документом, що підтверджує повноваження діяти від імені іншої особи, є документ, що підтверджує повноваження законного представника особи, нотаріально посвідчена довіреність (крім проведення реєстраційних дій за заявою уповноваженої особи державного органу, органу місцевого самоврядування), довіреність, видана відповідно до законодавства іноземної держави, або відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань про особу, яка уповноважена діяти від імені юридичної
особи.
Щодо однакової юридичної сили довіреності, створеної в електронній формі, підписаної шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису та роздрукованої із системи електронного документообігу разом із візуалізованим образом QR-коду, та оригіналу довіреності в паперовій формі з власноручним (живим) підписом уповноваженої особи
Відповідно до Цивільного кодексу України (далі - ЦК) довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами (частина третя статті 244 ЦК).
Статтею 245 ЦК встановлено, що форма довіреності повинна відповідати формі, в якій відповідно до закону має вчинятися правочин.

Вимоги до письмової форми правочину встановлено положеннями статті 207 ЦК, якими, зокрема, передбачено, що правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайнного, електронного або іншого технічного засобу звʼязку.
Таким чином, письмова форма документа охоплює документ як в електронній формі, так і в паперовій формі.
Згідно зі статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронним документом є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обовʼязкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.
Статтею 7 зазначеного Закону встановлено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обовʼязковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути предʼявлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.
Разом з тим відповідно до вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа (частини перша, третя статті 6 цього Закону). > Оксана Скрипник: Звертаємо увагу, що відповідно до частини шостої статті 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.
Разом з тим зазначаємо, що відповідно до підпункту 19 пункту 6 Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року Nº 55 (далі - Типова інструкція), паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року Nº 55 (далі - Типова інструкція з діловодства).
Порядок засвідчення конії оригіналу документа визначено у пунктах
70 - 75 Типової інструкції з діловодства.
Так, зокрема, відмітка «Копія» проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.
Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», а також скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП» (абзац другий пункту 68 Типової інструкції з діловодства).
Також зазначаємо, що дія Типової інструкції та Типової інструкції з діловодства поширюється, зокрема, на підприємства, установи, організації, що належать до сфери управління центральних органів виконавчої влади.