Книги державної реєстрації актів цивільного стану є частиною особистих архівних документів, адже вони безпосередньо стосуються фізичної особи. Незалежно від часу складання вони є підтвердженням юридичних фактів, гарантом захисту законних прав і інтересів громадян.
Книги державної реєстрації актів цивільного стану складаються з актових записів цивільного стану певного виду реєстрації:
- про народження,
- про шлюб,
- про розірвання шлюбу,
- про зміну імені,
- про смерть.
Також, в різні періоди діяльності системи органів державної реєстрації актів цивільного стану, складались актові записи про усиновлення та про встановлення батьківства.
Актовий запис цивільного стану є безспірним доказом фактів, реєстрація яких посвідчується, до спростування його в судовому порядку.
Актові записи цивільного стану складаються у двох примірниках. Відповідно, формуються дві книги державної реєстрації актів цивільного стану із записів, складених органами державної реєстрації в межах адміністративних одиниць (сіл, міст, районів).
Сукупність книг державної реєстрації актів цивільного стану складає архівний фонд відділу державної реєстрації актів цивільного стану міста/району/області.
Архівний фонд відділу державної реєстрації актів цивільного стану міста/району формується з книг державної реєстрації, які містять перші примірники актових записів цивільного стану. Архівний фонд відділу державної реєстрації актів цивільного стану
Управління державної реєстрації ЦМУ МЮ м. Київ формується з книг державної реєстрації, які містять другі примірники актових записів цивільного стану.
Всі зміни, доповнення до актових записів здійснюються в установленому порядку як в першому, так і в другому примірнику актових записів.
Зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, а надалі передаються на постійне зберігання до Державного архіву відповідної області.
На даний час відомості архівних актових записів цивільного стану внесено також до Державного реєстру актів цивільного стану громадян – державної електронної інформаційної системи, яка містить відомості про акти цивільного стану, зміни, що вносяться до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання та відомості про видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і про видачу витягів з нього.
Державний реєстр актів цивільного стану громадян ведеться відділами державної реєстрації актів цивільного стану.
Безперечно, отримання заявниками документів (свідоцтв, витягів) з використання Державного реєстру актів цивільного стану громадян стало швидким, комфортним, а послуга доступна в будь-якому відділі державної реєстрації актів цивільного стану України.
Інформація про зберігання архівних фондів відділів державної реєстрації актів цивільного стану можна знайти на сайті Міністерства юстиції України за посиланням
https://cutt.ly/3NOQ7Ws