Поновлення актових записів цивільного стану

Необхідність поновлення актових записів цивільного стану гостро постає, коли оригінальні документи, що підтверджують факти народження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміну імені або смерть, були втрачені, пошкоджені або стали недоступними. Особливо актуальною ця процедура є для громадян, чиї актові записи зберігаються на тимчасово окупованих територіях України, де доступ до архівів ускладнений або неможливий, а відповідні відомості можуть бути відсутні в Державному реєстрі. Поновлення є критично важливим для відновлення юридичної сили цих документів, що є необхідним для реалізації різноманітних прав та здійснення юридично значущих дій.

Однак, чинне законодавство України передбачає процедуру поновлення актового запису цивільного стану, яка регулюється Законом України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану (далі – Закон) та Правилами внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12.01.2011 № 96/5 (далі – Правила).

Куди звертатися для поновлення актового запису?

Згідно з частинами першою та третьою статті 6 Закону, прийом і розгляд заяв про поновлення актових записів цивільного стану належить до компетенції:

• Відділів державної реєстрації актів цивільного стану (ДРАЦС).
• Дипломатичних представництв і консульських установ України (для громадян, які перебувають за кордоном).

Важливо, що жоден з цих органів не має права відмовити у прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису.

В умовах воєнного стану, відповідно до змін у законодавстві, заява про поновлення актового запису цивільного стану може бути подана до будь-якого відділу ДРАЦС, розташованого на підконтрольній українській владі території.

Хто має право подати заяву? (Стаття 23 Закону та пункт 3.4 розділу ІІІ Правил)

Заява про поновлення актового запису цивільного стану подається:

• Особою, щодо якої було складено актовий запис.
• Одним з батьків, опікуном, піклувальником дитини.
• Опікуном недієздатної особи.
• Спадкоємцями померлого.
• Представником органу опіки та піклування під час здійснення відповідних повноважень.

Зауважимо, що чинним законодавством не заборонено подання заяви через представника, яка тим не менше має містити нотаріально засвідчений, або прирівняний до нього, підпис особи, що має право на поновлення актового запису.

Які документи необхідно подати? (Пункти 1.5 розділу І та 3.8 розділу ІІІ Правил)

Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану необхідно подати:

1. Паспорт громадянина України, паспортний документ іноземця або документ, що посвідчує особу без громадянства заявника. Для громадян України, які постійно проживають за кордоном, – паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
2. Архівну довідку, видану державним архівом АРК, області, міст Києва та Севастополя, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву.
3. Документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису (наприклад, копії втраченого свідоцтва, інші офіційні документи, що містять відповідні відомості).
4. Свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо), якщо воно збереглося.
5. Інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Важливо!

• Повний витяг з Реєстру про відсутність актового запису цивільного стану додається відділом ДРАЦС до заяви самостійно.
• Документи, складені іноземною мовою, подаються разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку.
• Поновлення втрачених записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться лише за наявності документів, що підтверджують факт попередньої реєстрації (свідоцтва, їх копії, штампи в паспорті) або на підставі рішення суду (пункт 3.5 розділу ІІІ Правил).
• У випадку неможливості витребування копій актових записів з ТОТ, підтвердженням можуть бути наявні свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, витяги з Реєстру, якщо вони не мають виправлень чи ознак підробки.
• Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав підтверджується легалізованими документами.

Особливі випадки:

• Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису відділом ДРАЦС за місцем його первинного складення (крім ТОТ) (пункт 3.17 розділу ІІІ Правил).
• Державна реєстрація народження на підставі рішення суду про встановлення факту народження на ТОТ проводиться відділом ДРАЦС за місцем ухвалення рішення суду або будь-яким відділом ДРАЦС за зверненням заявника (пункт 8 глави 1 розділу ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні).

Строк розгляду заяви (Пункт 1.10 розділу І Правил):

• У відділі ДРАЦС – до трьох місяців з дня подання заяви. За наявності поважних причин строк може бути продовжено керівником відділу, але не більше ніж на три місяці.
• У дипломатичних представництвах або консульських установах України – до шести місяців з дня подання заяви.

Після розгляду заяви та аналізу поданих документів складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (пункт 3.11 розділу ІІІ Правил). У разі відмови заявнику надається роз'яснення про можливість оскарження рішення в судовому порядку (пункт 3.12 розділу ІІІ Правил).

Держава забезпечує право громадян на поновлення втрачених документів, що підтверджують важливі життєві події, навіть в умовах тимчасової окупації частини території України. Звертайтеся до уповноважених органів для відновлення своїх прав!