Щодня до нотаріуса звертаються громадяни з різними питаннями, які потребують порад та допомоги.
Імідж кожного нотаріуса формується завдяки стилю спілкування з відвідувачами та якісній організації порядку вчинення нотаріальних дій.
Спілкування з людьми – головне в роботі нотаріуса, але всі відомості мають залишитись за зачиненими дверима кабінету.
Адже основна функція представника цієї професії полягає у захисті права власності та інших прав осіб, які звертаються до нотаріуса за вчиненням нотаріальних дій. На відміну від суддів, які розглядають і вирішують цивільні справи відкрито і гласно, нотаріуси та посадові особи, що вчиняють нотаріальні дії, зобов’язані зберігати таємницю їх вчинення або навіть факту звернення до нотаріальних органів.
Відповідно до ч. 1 ст. 8 Закону України «Про нотаріат» нотаріальна таємниця – це сукупність відомостей, отриманих під час вчинення нотаріальної дії або звернення до нотаріуса заінтересованої особи, в тому числі про особу, її майно, особисті майнові та немайнові права і обов’язки тощо.
Проте обов'язок дотримання нотаріальної таємниці поширюється не тільки на самого нотаріуса, але й на осіб, яким про вчинені нотаріальні дії стало відомо у зв'язку з виконанням ними службових обов'язків, наприклад, на помічників нотаріуса чи консультантів.
Також обов’язок не розголошувати відомості, що становлять нотаріальну таємницю, покладається нормами Закону «Про нотаріат» і на інших осіб:
залучених для вчинення нотаріальних дій як свідків, які залучаються зацікавленою особою, наприклад, коли особа через свої фізичні вади не може самостійно пересуватись;
яким стали відомі відомості, що становлять предмет нотаріальної таємниці, зокрема, на:
- уповноважених посадових осіб відповідного органу місцевого самоврядування (у населених пунктах, де немає нотаріусів, вони вчиняють такі нотаріальні дії, як вжиття заходів щодо охорони спадкового майна; посвідчення заповітів (крім секретних), видача дублікатів посвідчених ними документів);
- посадових осіб консульських установ та дипломатичних представництв (консульські установи вчиняють нотаріальні дії, визначені у статті 38 Закону № 3425);
- головних лікарів, їхніх заступників з медичної частини, чергових лікарів лікарень, госпіталів, інших стаціонарних закладів охорони здоров’я (вони посвідчують заповіти осіб, які перебувають на лікуванні у закладах охорони здоров’я, та осіб, які проживають у будинках для осіб похилого віку та інвалідів);
- капітанів морських, річкових суден, що ходять під прапором України (посвідчують заповіти осіб, які перебувають під час плавання на цих суднах);
- начальників пошукових або інших експедицій (посвідчують заповіти осіб, які перебувають у цих експедиціях);
- начальників місць позбавлення волі (посвідчують заповіти та довіреності осіб, які відбувають покарання у місцях позбавлення волі);
- начальників слідчих ізоляторів (посвідчують заповіти та довіреності осіб, взятих під варту);
- начальників госпіталів, санаторіїв та інших військово-лікувальних закладів, їхніх заступників з медичної частини, старших або чергових лікарів (посвідчують довіреності військовослужбовців або інших осіб, які перебувають на лікуванні в цих закладах).
Як взагалі можна розголосити нотаріальну таємницю?
Розголошення таємниці може бути у кількох формах:
*усна – під час розмови у присутності сторонніх осіб (у громадському транспорті та громадських місцях); в особистому спілкуванні з родичами, друзями та іншими особами; переданням відомостей, що становлять нотаріальну таємницю, через відкриті канали зв’язку тощо;
*письмово-друкована – викладення змісту відомостей, що становлять нотаріальну таємницю: у відкритих друкованих виданнях (газетах, журналах, книгах); у листах до рідних і близьких; передання, пересилання стороннім особам відомостей, даних про осіб, які звернулися за допомогою до нотаріуса, тощо;
*наочно-демонстративна – коли в результаті неправильного зберігання матеріалів справи вони стають надбанням сторонніх осіб.
Що не буде порушенням нотаріальної таємниці?
Нотаріус не несе відповідальності за подання інформації центральному органу виконавчої влади задля запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, протидії фінансуванню тероризму, фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення та інших випадках.
Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у нотаріуса, видаються протягом десяти робочих днів на обґрунтовану письмову вимогу суду, прокуратури, органів, що здійснюють оперативно-пошукові роботи нотаріусом виключно фізичним та юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.
У разі смерті особи чи визнання її померлою такі довідки видаються спадкоємцям померлого. У разі визнання особи безвісно відсутньою опікун, призначений для охорони майна безвісно відсутнього, має право отримувати довідки про вчинені нотаріальні дії, якщо це необхідно для збереження майна, над яким встановлена опіка.
Витяг зі Спадкового реєстру про наявність складеного заповіту видається тільки заповідачу, а після смерті заповідача – будь-якій особі, яка пред'явила свідоцтво про смерть або інший документ, що підтверджує факт смерті заповідача (одного з заповідачів).
Також нотаріус на письмовий запит органів доходів і зборів, державного виконавця, приватного виконавця надає інформацію про вступ фізичної особи у права спадкоємця з обов’язковим зазначенням повних даних про таку особу та даних про майно, отримане за правом успадкування.
Проте нотаріус не має права давати свідчення як свідка щодо відомостей, які становлять нотаріальну таємницю, крім випадків, коли цього вимагають особи, за дорученням яких або щодо яких вчинялися нотаріальні дії.